Fulfillment dla sklepu internetowego: kiedy się opłaca

Fulfillment dla sklepu internetowego to oddanie zewnętrznej firmie całej fizycznej części sprzedaży: przyjęcia towaru, przechowywania, kompletowania i pakowania zamówień, nadania paczek oraz obsługi zwrotów. Ty zajmujesz się ofertą, marketingiem i klientami, a operator dostaje zamówienia automatycznie z Twojego sklepu lub marketplace. Opłaca się wtedy, gdy koszt jednej wysłanej sztuki u operatora jest niższy lub porównywalny z Twoim, a odzyskany czas możesz przeznaczyć na sprzedaż. Poniżej znajdziesz, jak czytać cenniki, jak to policzyć i na co uważać przy wyborze.

Jak działa fulfillment dla sklepu internetowego

Proces wygląda podobnie u większości operatorów. Najpierw łączysz sklep z systemem magazynu, żeby zamówienia i stany magazynowe synchronizowały się na bieżąco. Potem wysyłasz towar do magazynu z awizacją dostawy, czyli listą produktów i ilości, które mają dotrzeć. Magazyn przyjmuje sztuki, przypisuje je do Twojego asortymentu i od tego momentu kompletuje paczki z każdego nowego zamówienia.

Integracja to fundament całej usługi. InPost Fulfillment wymienia na swojej stronie współpracę między innymi z WooCommerce, Shopify, IdoSell, Shopware, Sky-Shop i BaseLinker, a zamówienia złożone do 20:00 wysyła tego samego dnia. Jeśli masz już ustawiony obieg statusów, opisany w tekście o tym, jak działa automatyzacja zamówień w sklepie, przejście do zewnętrznego magazynu sprowadza się głównie do podmiany miejsca, z którego wychodzą paczki.

Drugi warunek to porządne dane produktowe. Magazyn rozpoznaje towar po kodach kreskowych, dlatego warto wcześniej uporządkować kody GTIN i EAN w ofercie sklepu. Brak kodu lub niezgodność z awizacją oznacza dodatkowe opłaty i opóźnione przyjęcie dostawy.

Z czego składa się cennik fulfillmentu

Cenniki różnią się nazwami, ale zwykle zawierają te same elementy. Dobrym przykładem jest publiczny cennik One Fulfillment by Allegro, opisany w Centrum Pomocy Allegro, bo pokazuje wszystkie składniki w jednym miejscu.

Opłata za obsługę sztuki

Allegro pobiera opłatę podstawową za każdą wysłaną sztukę. Obejmuje ona przyjęcie towaru, kompletowanie i pakowanie zamówienia, materiały do pakowania oraz odpowiadanie na pytania kupujących o zamówienia. Stawka zależy od objętości produktu: od 2,69 zł netto dla najmniejszych rzeczy do 0,3 litra, przez 7,49 zł netto do 15 litrów, aż do 24,49 zł netto dla największej kategorii pakowanej w opakowanie Allegro. Maksymalne wymiary produktu to 65 x 60 x 46 cm.

Magazynowanie

Pierwsze 30 dni przechowywania jest bezpłatne. Później płacisz dziennie za metr sześcienny, a stawka rośnie z czasem: 1,49 zł netto między 31. a 60. dniem, 6,49 zł między 91. a 120. dniem i 49,99 zł po ponad 360 dniach. Ta konstrukcja nagradza szybką rotację i karze towar, który zalega na półce.

Zwroty, rozbieżności i wycofanie towaru

Przyjęcie zwrotu pełnowartościowego produktu kosztuje 1,99 zł netto za sztukę, a wadliwego 3,99 zł. Za każdą sztukę bez kodu EAN, której magazyn nie potrafi przypisać do oferty, zapłacisz 0,99 zł. Wycofanie towaru z magazynu to 1,19 zł netto za sztukę plus koszt transportu. Do tego dochodzą prowizje sprzedażowe Allegro i koszt dowiezienia towaru do magazynu, których usługa nie obejmuje.

Jak policzyć, czy fulfillment się opłaca

Porównuj koszt jednej wysłanej paczki, a nie sumy miesięcznych faktur. U siebie policz:

• czas pakowania jednego zamówienia razy realny koszt godziny pracy, także Twojej;
• karton, wypełniacz, taśmę i etykiety;
• czynsz lub część kosztów mieszkania zajętą przez towar;
• czas obsługi zwrotów i pomyłek w kompletacji;
• stawkę przewoźnika, którą masz dziś w umowie.

U operatora zsumuj opłatę za sztukę, średni koszt magazynowania przypadający na jedną sprzedaną sztukę, udział zwrotów i stawkę wysyłki. Ten drugi element bywa korzystniejszy, bo operator nadaje tysiące paczek dziennie i negocjuje inne ceny niż mały sklep.

Najczęstszy błąd to pominięcie rotacji. Jeśli produkt sprzedaje się raz na kwartał, opłaty magazynowe szybko zjadają marżę. Dlatego do fulfillmentu najlepiej nadają się bestsellery o przewidywalnym popycie, a towar wolno rotujący możesz zostawić u siebie lub wysyłać z małego zapasu.

Policz też próg wejścia. InPost kieruje formularz kontaktowy fulfillmentu do firm, które wysyłają co najmniej 1000 zamówień miesięcznie. Przy kilkudziesięciu paczkach tygodniowo realniejsze są mniejsze, regionalne magazyny albo usługa marketplace, na którym już sprzedajesz.

Na co uważać przy wyborze operatora

Sprawdź formalności, zanim wyślesz pierwszą paletę. One Fulfillment by Allegro wymaga, aby sprzedawca był czynnym podatnikiem VAT w Polsce, figurował na Białej liście podatników VAT, a adres firmy na koncie zgadzał się z adresem z wykazu. Allegro weryfikuje to codziennie. Przy negatywnym wyniku blokuje nowe awizacje, a po 45 dniach bez wyjaśnienia może zakończyć oferty i zażądać odbioru towaru.

Zapytaj operatora o kilka konkretów:

1. Godzina graniczna – do której zamówienie wychodzi tego samego dnia i czy obowiązuje w soboty.
2. Przewoźnicy – czy jesteś związany z jednym przewoźnikiem, czy magazyn przekaże paczki innym firmom.
3. Personalizacja – czy możesz dodać ulotkę, próbkę albo własny karton i ile to kosztuje.
4. Zwroty – kto ocenia stan produktu i w jakim czasie wraca on do sprzedaży. Warto zestawić to z procedurą opisaną w poradniku o tym, jak przygotować sklep na zwroty i reklamacje.
5. Wyjście z umowy – okres wypowiedzenia, koszt wycofania zapasu i format eksportu danych.

Jeśli sprzedajesz za granicę, ustal, gdzie fizycznie leży towar i skąd wychodzą paczki, bo od tego zależą rozliczenia podatkowe. Zasady sprzedaży wysyłkowej do konsumentów z innych krajów UE opisaliśmy w tekście o tym, jak działa VAT OSS w sklepie internetowym. Magazyn w innym państwie zwykle oznacza rejestrację VAT w tym kraju.

Od czego zacząć wdrożenie

Zacznij od testu na kilku bestsellerach zamiast przenosić od razu cały asortyment. Wyślij do magazynu zapas na 3-4 tygodnie, czyli w okresie, w którym u Allegro nie zapłacisz jeszcze za przechowywanie, i porównaj czas dostawy, liczbę pomyłek i koszt sztuki z tym, co masz u siebie. Ustal jeden wskaźnik, na przykład koszt obsługi zamówienia, i sprawdzaj go co miesiąc.

Zostaw sobie awaryjną ścieżkę wysyłki z własnego zapasu na wypadek przerwy w dostawach do magazynu. Gdy test potwierdzi, że paczki wychodzą szybciej, a koszt sztuki mieści się w marży, przenoś kolejne grupy produktów. Fulfillment dla sklepu internetowego najlepiej sprawdza się jako decyzja oparta na liczbach z Twojego sklepu, sprawdzonych na małej skali.